جاءت فكرة تنظيم الملتقى السعودي لصناعة الاجتماعات كمبادرة من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات والذي تأسس بموجب قرار مجلس الوزراء رقم( 246) وتاريخ 17 رجب 1434 هـ ويعمل البرنامج الوطني على تحقيق رؤية الملتقى بأن يصبح فعالية رائدة عى مستوى الشرق الأوسط، ونقطة إلتقاء رئيسة لجميع مسؤولي صناعة الاجتماعات في المملكة.

ينظم الملتقى بمشاركة ورعاية مجموعة من الجهات الحكومية والخاصة، منها وزارة الخارجية، وزارة الداخلية، وزارة التجارة والاستثمار، الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، أمانة منطقة الرياض، مجلس الغرف السعودية، الغرفة التجارية الصناعية، بالإضافة إلى رعاية ومشاركة كبرى شركات صناعة الاجتماعات وموردي صناعة الاجتماعات في المملكة.

ويأتي تنظيم الملتقى بعد اعتماد اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض و المؤتمرات قراراً يقضي بتطوير المنتدى السعودي للمؤتمرات و المعارض و الذي أقيم في دورته الأولى بنجاح في مدينة جدة برعاية أمير منطقة مكة المكرمة بتاريخ 3 - 4 نوفمبر 2013، وأقيمت الدورة الثانية في مدينة الرياض برعاية صاحب السمو الملكي أمير منطقة الرياض خلال الفترة من 9 - 11 نوفمبر 2014، والدورة الثالثة في مدينة الدمام برعاية صاحب السمو الملكي أمير المنطقة الشرقية خلال الفترة من 8الى 10 نوفمبر 2015، والدورة الرابعة في المدينة المنورة برعاية صاحب السمو الملكي امير منطقة المدينة المنورة خلال الفترة من 19 الى 21 فبراير 2017م. 

 ويمكن تلخيص أهم نتائج الدورة الرابعة بالتالي: