جاءت فكرة تنظيم الملتقى السعودي لصناعة الاجتماعات كمبادرة من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات والذي تأسس بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (246) وتاريخ 17 رجب 1434 هـ ويعمل البرنامج الوطني على تحقيق رؤية الملتقى بأن يصبح فعالية رائدة عى مستوى الشرق الأوسط، ونقطة إلتقاء رئيسة لجميع مسؤولي صناعة الاجتماعات في المملكة.

ينظم الملتقى بمشاركة ورعاية مجموعة من الجهات الحكومية والخاصة، منها وزارة الخارجية، وزارة الداخلية، وزارة التجارة والاستثمار، الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني، أمانة منطقة الرياض، مجلس الغرف السعودية، الغرفة التجارية الصناعية، بالإضافة إلى رعاية ومشاركة كبرى شركات صناعة الاجتماعات وموردي صناعة الاجتماعات في المملكة.